手紙代筆をする時に注意すること
ビジネスの場ではよくあることですが、本人の代わりに手紙を書く機会がやってくるかもしれません。
代筆と呼ばれるこの作業は意外に気を使うもので、幾つか気を付けるべきルールが存在します。今回は代筆について考えてみましょう。
目次
明記すべきか否か
ビジネスの場合、代筆する機会は無数のようにあります。特に上司や管理職の立場にある人であれば、手紙を書く事務的な作業より重要な案件をいくつも抱えているものです。
そういう人に代わって、秘書や部下が手紙を書くのは日常茶飯事です。実は結論から言えば、代筆していることを知らせる意味はあまりないと認識されています。
代筆は暗黙の了解の一つであり、誰も「社長が自らこの手紙を書いている」とは想像しないものです。ですので代筆であることを明記するよう指示があるのでない限り、秘書という影武者に徹するのが一般的な認識です。
代筆の書き方
それでも代筆であることを書く機会もあるかもしれません。その場合は差出人のところに自分の名前を書きます。まずは差出人として本人の名前を記載し、そのあとに続けて代筆であることを示す「代」と自分の名前を記入します。
あるいは、書かれた内容の責任は代筆を頼んだ本人にあることを示す「文責：○○」「内容：○○」などと記載することも出来ます。これで手紙を出した本人と代筆を行った人の存在を示します。
英語の場合は「（代筆した人間）for（代筆を依頼した本人）」と書きます。ビジネスの場ではなく、個人で手紙を代筆する場合はどうでしょうか？主に家の主人（夫、父親）ではなく、家内（妻）が書くことを想定した表現が使われてきました。
これは家の中で男性が上位にあり、妻はそれに次ぐという長年の価値観に基づくものであり、近年ではその有様も変わってきています。その場合では、代筆を頼んだ人物（このケースでは基本的に夫を指す）の名前の後に「内」（家内、妻の意。必然的に妻が代筆を担当する場合のみ）の文字を入れ、そして自分の名前を書きます。
妻が代筆者でない場合は、代筆を担当した人物の名前の横に「代筆」と書くだけでいいとされています。
内容はあくまで本人の意思
代筆の際の別の注意点は、代筆者の意見ではなく本人の言葉が記されるようにすべきということです。代筆はあくまで筆を代わりに取ったという立場であり、内容は本人に代わって書くものではありません。
まとめ
代筆の機会がありますか？少しばかりの注意点に気を配りつつ、手紙を書く作業を純粋に楽しんでください。
category : 上手な手紙を書く方法
